En AI-receptionist kan hjälpa företaget att besvara fler samtal, avlasta medarbetarna och öka tillgängligheten. Men hur väljer ni en lösning som fungerar för både verksamheten och kunderna?
När ni jämför AI-receptionister behöver ni titta på mer än rösten och månadspriset. Det avgörande är hur tjänsten hanterar era verkliga samtal – och vad som händer när AI behöver hjälp.
What is an AI receptionist?
Utgå från vilka samtal ni får
Börja med att kartlägga varför kunderna ringer. Behöver de komma i kontakt med rätt person, få information eller hjälp med ett ärende?
Skilj på att ta emot en förfrågan och att faktiskt genomföra den. Att registrera ett önskemål om en bokning är exempelvis något annat än att boka en tid direkt i ert system.
Be leverantören visa hur AI-receptionisten hanterar era vanligaste samtal, med exempel från er egen verksamhet.
Testa samtalsupplevelsen på riktigt
En behaglig röst är en bra början, men samtalet behöver också fungera när någon pratar snabbt, ställer följdfrågor eller ändrar sig.
Testa exempelvis vad som händer när den som ringer:
- Beskriver sitt ärende med egna ord.
- Avbryter eller byter ämne.
- Uppger namn, telefonnummer eller företagsnamn.
- Pratar med dialekt eller i en bullrig miljö.
- Ställer en fråga som AI saknar svar på.
Säkerställ att det finns en väg till en människa
Vad händer när kunden behöver mer hjälp än AI-receptionisten kan ge? Det är en av de viktigaste frågorna vid valet av lösning.
Undersök om samtalet kan kopplas till era medarbetare eller till en bemannad svarsservice. Kontrollera också vilka tider den mänskliga hjälpen är tillgänglig och vad som händer om ingen kan svara.
En fungerande överlämning ska ge kunden ett tydligt nästa steg. Fråga även om informationen från samtalet följer med, så att kunden slipper börja om.
Se hur AI-receptionisten fungerar med ert huvudnummer
AI-receptionisten behöver fungera tillsammans med företagets telefoni. Kan ni använda ert befintliga huvudnummer? Hur styr ni öppettider, menyval och vilka personer eller grupper samtalen ska kopplas till?
Fundera också på om ni behöver en separat telefonväxel eller om funktionerna kan samlas med AI-receptionisten och er svarsservice.
Med Huvudnummer från Responda Group samlar ni hanteringen av företagets huvudnummer med svar i ert företags namn, öppettider, menyval och svarsgrupper. Ni behåller era mobilabonnemang och slipper administrera en separat växel.
Huvudnummer ingår i Responda One och kan även kombineras med AI-receptionisten Tilde eller vår bemannade svarsservice Voice.
Ställ frågor om dataskydd och transparens
Telefonsamtal kan innehålla personuppgifter. Be därför leverantören förklara vilka uppgifter som behandlas, var de lagras, vilka som får tillgång till dem och när de raderas.
Fråga också om samtal spelas in eller transkriberas och om informationen används för att träna AI-modeller. Om leverantören behandlar personuppgifter för er räkning som personuppgiftsbiträde behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Kontrollera även hur den som ringer informeras om att det är en AI som svarar. EU AI-förordning innehåller transparenskrav för system som interagerar direkt med människor.
Jämför den totala kostnaden
För att jämföra pris på AI-receptionister behöver ni förstå hela prismodellen. Utöver månadsavgiften kan det finnas kostnader för uppstart, samtalstid, vidarekoppling, integrationer och bemannad hjälp.
Be om en kalkyl baserad på er samtalsvolym och genomsnittliga samtalslängd. Kontrollera också bindningstid och vad som händer om ni får fler samtal än beräknat.
Bedöm kostnaden tillsammans med resultatet: får kunderna rätt hjälp, och hur mycket arbete avlastas hos er?
Välj en leverantör som hjälper er att följa upp
En AI-receptionist behöver anpassas och följas upp även efter starten. Ta reda på vem som hjälper er att justera samtalsflöden, uppdatera information och hantera problem.
Börja gärna med ett avgränsat användningsområde. Följ upp om samtalen hamnar rätt, om meddelandena är korrekta och när mänsklig hjälp behövs. Då får ni ett bättre underlag för att utveckla tjänsten.
Responda One – AI-receptionist, huvudnummer och bemannad svarsservice
När ni väljer AI-receptionist är det klokt att se till hela kundens väg genom samtalet. Vem svarar, hur kommer kunden vidare och vad händer när det behövs en människa?
Med Responda One samlar ni företagets huvudnummer, AI-receptionisten Tilde och bemannad svarsservice i en gemensam lösning. Ni styr när samtalen ska besvaras av er själva, av Tilde eller av våra medarbetare – utifrån era öppettider och behov.
Det ger er möjlighet att kombinera AI tillgänglighet med mänskligt bemötande och hjälp när det behövs.
Vill ni veta hur Responda One kan förenkla er telefoni och öka tillgängligheten?
Kontakta oss så går vi igenom era behov.