GDPR & VISSELBLÅSAR
FUNKTION
Responda Group behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.
Vill du rapportera ett ärende av visselblåsarkaraktär klicka här
Integritetsmeddelande
Detta integritetsmeddelande beskriver hur Responda Group AB (org. nr. 556754-1395), Allévägen 7, 952 51 Kalix (”Responda Group”, ”vi”), behandlar personuppgifter.
Responda Group kan i vissa fall komma att behandla dina personuppgifter för vår kunds räkning. Sådan behandling sker då av Responda Group i egenskap av personuppgiftsbiträde. Informationen nedan gäller enbart behandlingar där Responda Group anses vara personuppgiftsansvarig.
1. Behandling av personuppgifter, ändamål och rättslig grund
Ingå, fullgöra och administrera avtal med kunder och leverantörer
Vi behandlar följande personuppgifter för att ingå och administrera avtal med våra kunder och leverantörer:
- för- och efternamn
- kontaktuppgifter (exempelvis e-postadress, telefonnummer och postadress)
- köp- och orderhistorik
- transaktionsuppgifter
- övriga personuppgifter som förekommer i avtal, kundservice och annan korrespondens
Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att Responda Group ska kunna ingå, fullgöra och administrera sina avtal (art. 6.1b GDPR).
Marknadsföring
Vi behandlar följande personuppgifter för att tillhandahålla marknadsföring till befintliga kunder, prospekts och övriga som har samtyckt till att ta emot marknadsföring:
- för- och efternamn
- kontaktuppgifter (exempelvis e-postadress, telefonnummer och postadress)
- marknadsföringspreferenser
Rättslig grund: Responda Group har ett berättigat intresse (art. 6.1f GDPR) av att informera befintliga kunder om likartade produkter och tjänster som är relevanta för kundrelationen, i syfte att upprätthålla och utveckla affärsrelationen. Behandlingen är begränsad till vad som är nödvändigt och kunden har alltid möjlighet att invända mot sådan marknadsföring. Övrig marknadsföring förutsätter att du har lämnat ditt samtycke (art. 6.1a GDPR).
Cookies och liknande spårningstekniker
Vänligen se vår cookiepolicy för information om vår användning av cookies.
Statistikföring, vidareutveckling och förbättring av våra tjänster
Vi kan komma att aggregera och anonymisera vissa av de personuppgifter som anges i detta integritetsmeddelande.
Rättslig grund: Responda Group har ett berättigat intresse (art. 6.1f GDPR) av att analysera hur våra tjänster används samt att ta fram aggregerad och anonymiserad statistik för att vidareutveckla, förbättra och säkerställa kvalitet, funktionalitet och säkerhet i våra tjänster.
Fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk
Vi behandlar de personuppgifter som anges i detta integritetsmeddelande i syfte att fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk.
Rättslig grund: Responda Group har ett berättigat intresse (art. 6.1f GDPR) av att behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk, exempelvis vid tvister, krav eller rättsliga förfaranden.
Rekrytering
Visselblåsning
Vi behandlar de personuppgifter som förekommer i ärenden och underlag som du lämnar in via vår visselblåsarkanal. Personuppgifterna kan också komma att behandlas inom ramen för vårt uppföljningsärende.
Rättslig grund: Vi är skyldiga enligt lag att behandla personuppgifter som förekommer i ett visselblåsarärende (art. 6.1c GDPR).
AI-Receptionist
När du kontaktar Responda Group kan du möta vår digitala växelassistent (AI-Receptionist). Vi behandlar dina personuppgifter för att koppla ditt samtal till rätt person eller funktion, förmedla meddelanden, hjälpa dig med allmän information samt säkerställa en fungerande och effektiv växelfunktion. Personuppgifter kan även behandlas för uppföljning, kvalitetssäkring samt framtagande av statistik och insikter kopplade till samtalshanteringen.
Vi behandlar följande personuppgifter när du talar med vår AI-Receptionist:
- Information du själv lämnar i samtalet (t.ex. namn, företag, ärende, telefonnummer och andra kontaktuppgifter)
- Vilken person eller funktion du söker
- Eventuella meddelanden du ber oss förmedla
- Transkriberingar och sammanfattningar av samtal (textbaserad återgivning av innehåll)
Vi har inte för avsikt att behandla känsliga personuppgifter enligt artikel 9 GDPR. Om sådana uppgifter ändå lämnas av inringaren behandlas de endast i den mån det är nödvändigt för att hantera ärendet och lagras inte för andra ändamål. Vår AI-Receptionist använder automatiserad teknik för att identifiera ärenden och vidarebefordra samtal. Behandlingen innefattar inte sådant automatiserat beslutsfattande som avses i artikel 22 GDPR och har inga rättsliga eller på liknande sätt betydande konsekvenser för dig. Vi använder inte röstdata för profilering eller biometrisk analys. Samtal spelas inte in om du inte uttryckligen informeras om detta.
Personuppgifter lagras endast under den tid som är nödvändig för att hantera ärendet samt, i förekommande fall, för uppföljning och rapportering enligt kundens instruktioner. Uppgifter raderas därefter enligt fastställda gallringsrutiner. Samtal kan komma att transkriberas och sammanfattas med hjälp av automatiserad teknik i syfte att möjliggöra uppföljning, statistik och förbättring av tjänsten. Sådan behandling sker utan att påverka den enskilde på ett sätt som har rättsliga eller liknande betydande konsekvenser.
Rättslig grund
Behandlingen sker med stöd av Responda Groups berättigade intresse (artikel 6.1 f GDPR) och är nödvändig för att tillhandahålla en fungerande och effektiv växelfunktion, hantera inkommande samtal samt säkerställa att förfrågningar och meddelanden når rätt person eller funktion. Behandlingen sker endast i samband med att du själv initierar kontakten och omfattar endast de personuppgifter som bedöms vara nödvändiga för att hantera ditt ärende. Om du inte önskar tala med AI-Receptionisten kan du säga det under samtalet och kommer då antingen få möjlighet att lämna ett röstmeddelande (exempelvis utanför ordinarie öppettider) eller kopplas till tillgänglig personal.
Vänligen notera att Responda Group är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker när du kontaktar oss direkt. Responda Group använder inte samtalsdata för egna ändamål såsom profilering eller träning av generella AI-modeller, utan behandlar uppgifter enbart på uppdrag av kunden i enlighet med avtal.
När AI-Receptionisten används för att besvara samtal för våra kunders räkning är det istället respektive kund som är personuppgiftsansvarig, och Responda Group agerar då som personuppgiftsbiträde.
2. Lagring av personuppgifter
Personuppgifter som anges ovan för att ingå, fullgöra eller administrera avtal med kunder eller leverantörer sparas åtminstone under den tid avtalsförhållandet består samt under en period därefter som är nödvändig för att uppfylla åtaganden enligt avtalet eller för att uppfylla Responda Groups rättsliga förpliktelser.
Personuppgifter som vi behandlar för marknadsföringsändamål och som grundar sig på vårt berättigade intresse kommer att sparas så länge du är kund hos oss eller upp till ett (1) år efter att kundförhållandet har upphört. Om marknadsföringen i stället grundar sig på ditt samtycke, sparas personuppgifterna till dess att samtycket återkallas eller dessförinnan raderas på vårt initiativ.
Personuppgifter som är relevanta för skatterapportering, vilket kan innefatta exempelvis kundfordringar, kommer som huvudregel att sparas upp till sju år såvida inte underlaget är relevant för ett fordringsanspråk, i sådant fall kan uppgifterna sparas upp till tio år. Personuppgifter som anses utgöra räkenskapsinformation och är relevant för vår bokföring kommer att sparas upp till sex år.
För personuppgifter kopplade till AI-Receptionisten sparas informationen i den utsträckning som krävs för att utföra ditt ärende, exempelvis för att vidareförmedla samtalet eller ett meddelande till angiven person eller funktion. I normalfallet sker behandling och lagringen endast temporärt under pågående telefonsamtal. Om ett meddelande lämnas eller om det av tekniska eller organisatoriska skäl krävs för att säkerställa att ärendet hanteras korrekt, kan uppgifterna lagras under en begränsad tid efter samtalets avslutande. Uppgifterna raderas därefter utan onödigt dröjsmål och senast när de inte längre är nödvändiga för ändamålet.
Personuppgifter som behandlas inom ramen för visselblåsning och som uppenbart inte är relevanta för handläggningen av en rapport samlas inte in och raderas snarast möjligt om de ändå har samlats in av misstag. Personuppgifter som behandlas i ett uppföljningsärende inom visselblåsning sparas inte längre än två (2) år efter det att ärendet har avslutats, i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Personuppgifter som behandlas i syfte att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk sparas så länge det är nödvändigt för att tillvarata sådana anspråk, exempelvis under pågående tvist eller så länge ett krav kan göras gällande enligt tillämpliga preskriptionsregler.
3. Delning av uppgifter
Dina personuppgifter kan komma att delas med följande mottagare och endast i den utsträckning som är nödvändigt för de ändamål som beskrivs ovan:
- relevanta medarbetare inom Responda Group
- övriga koncernbolag inom Responda Group
- tjänsteleverantörer (t.ex. leverantörer av IT-system och AI-modeller)
- övriga tredjeparter – exempelvis myndigheter, revisorer, juridiska ombud och parter som är involverade i en sammanslagning eller ett förvärv av vår verksamhet (eller delar därav).
I den mån Responda Group använder sig av personuppgiftsbiträden vid behandling av dina personuppgifter har vi ingått adekvata personuppgiftsbiträdesavtal.
Responda Group kan, i samband med att vi anlitar leverantörer för vissa behandlingsändamål, komma att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES (”tredjelandsöverföring”). För det fall en sådan tredjelandsöverföring sker kommer Responda Group att vidta lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, exempelvis genom användning av standardavtalsklausuler eller med stöd av ett adekvansbeslut utfärdat av Europeiska kommissionen.
Underleverantörer:
Datacenter 365 AB – IT infrastructure and server hosting services (Sweden).
Generic Mobile Systems Sweden AB – SMS distribution services (EU/EEA).LINK Mobility AB – SMS distribution services (EU/EEA).
LiveAgent, s.r.o – Customer service and live chat platform (EU/EEA).
LiveChat (Text, Inc.) – Customer service and live chat platform (EU/EEA).
Microsoft Ireland Operations Ltd – Cloud infrastructure and business applications including Microsoft 365, Dynamics and Power BI (EU/EEA).
OpenAI, L.L.C. – AI language and speech processing services (EU/EEA).
Puzzel A/S – Contact centre and quality assurance platform (EU/EEA).
SMS Teknik AB – SMS distribution services (Sweden).
Telenor Sverige AB – SMS distribution services (EU/EEA).
VisionFlow AB – Case management and workflow platform (EU/EEA).
Väddö Media Information IS AB – IT infrastructure operations and development services (Sweden).
Zendesk, Inc. – Customer service and ticket management platform (EU/EEA).
Zisson AS – Social media management platform (EEA / Norway).
4. Dina rättigheter
Du har rätt att:
- få information om vilka personuppgifter som behandlas om dig
- begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
- begära radering av uppgifter i vissa fall
- begära begränsning av behandlingen i vissa fall
- invända mot behandling som sker med berättigat intresse, om det inte finns tvingande berättigade skäl att fortsätta behandlingen
- begära att få de personuppgifter som rör dig, och som du har lämnat till oss, i ett strukturerat, allmänt använt, maskinläsbart format, samt att få dessa överförda till annan personuppgiftsansvarig när så är tekniskt möjligt (dataportabilitet)
- återkalla ditt samtycke, i de fall behandlingen grundar sig på samtycke
För att kunna bekräfta att rätt person lämnar in en begäran om en åtgärd enligt ovan kan Responda Group komma att utföra en identitetskontroll.
Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se, avseende vår personuppgiftsbehandling. På myndighetens webbplats kan du även få detaljerad information om dina rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Kontakt för frågor om dataskydd: dataskydd@respondagroup.com
5. Ändringar i detta integritetsmeddelande
Responda Group förbehåller sig rätten att göra ändringar i detta integritetsmeddelande. Den senaste versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på vår webbplats.
Senast uppdaterad: 2026-03-10
Kontakt för visselblåsare
Responda Group har nolltolerans mot oegentligheter, brott och missförhållanden i verksamheten. Om du misstänker, iakttar eller får information om att något allvarligt pågår vid bolag inom Responda Group – gör en anmälan.